Korrekt varsling om endring etter NS 8405 og NS 8406

Entreprenører etterspør oppdragsgivers aksept på endringer når de har kontrakt etter NS 8405 eller NS 8406. Det er ikke heldig fremgangsmåte etter disse standardene og gir unødvendige problemer ved tvist om sluttoppgjør. Etter begge disse kontraktene skal entreprenøren bare melde om kontraktsavviket og utføre endringen inntil han eventuelt skulle bli stoppet av oppdragsgiver. Manglende svar er tilstrekkelig samtykke. Aksept fra oppdragsgiver er ikke kontraktens system.

Endringer etter NS 8405 ”Norsk bygge- og anleggskontrakt”

Det er grunnleggende ved entreprisekontraktene i Norsk Standard at endringsavtaler skal kunne inngås ved passivitet. Det i motsetning til norsk kontraktsrett generelt som hvor passivitet (manglende svar) normalt ikke binder partene. I entreprisekontraktene er manglende svar den mest vanlige måte å inngå en endringsavtale på.

Signerer partene på en NS 8405-kontrakt, har partene i tillegg akseptert et prinsipp om at oppdragsgiver har rett til – på ethvert stadium i kontraktsgjennomføringen – å ha full kontroll på prosjektets sluttdato og sluttkostnad. Det følger av NS 8405 pkt. 1 ”Virkeområde”. Derfor skal også alle endringer som kan få konsekvenser for fremdrift eller kostnader alltid varsles ”uten ugrunnet opphold”. Ved en rask varsling kan oppdragsgiver i tide for eksempel stanse et fordyrende endringsarbeide som prosjekterende har iverksatt.

For at oppdragsgiver skal kunne ha slik kontroll, må også kontrakten ha strenge regler for preklusjon. Preklusjon betyr at oppdragsgiver har en ubetinget rett til å avvise et krav på tillegg i tid eller vederlag som ikke er varslet eller varslet i tide selv om tillegget for øvrig ville vært berettiget. Med andre ord – et ellers berettiget krav kan avvises av oppdragsgiver ene og alene fordi det er meldt for sent.

"Irregulær endringsordre"

Noen ganger kommer det et skriftlig pålegg om endring fra kontraktens kontaktperson (”Endringsordre” etter NS 8405 pkt. 22.3). Det medfører ikke sjeldent problemer. Entreprenørens må da først varsle at pålegget representerer et avvik fra kontrakten som kan medføre tillegg, og deretter melde konsekvensen av endringspålegget i byggetid og vederlag.

Det er imidlertid ”Irregulær Endringsordre”(NS 8405 pkt. 22.3) som er den mest vanlige måten å pålegge entreprenøren endringer på. Det er her også problemene oftest oppstår.

En ”Irregulær endringsordre” (NS 8405 pkt. 23) er en uformell instruks om å utføre en endring. Slik uformell endringsinstruks er også bindende for entreprenøren selv om den er gitt muntlig. En irregulær endringsordre kan gis muntlig av kontraktens kontaktperson, av oppdragsgivers kontrollører eller av oppdragsgivers prosjekterende (NS 8405 pkt. 23.1) og skal følges. Endringsordren skal iverksettes umiddelbart dersom det er naturlig i arbeidets fremdrift, og oppstart skal skje uavhengig av om det er enighet eller uenighet om endringen gir rett til tillegg eller ikke (NS 8405 pkt. 23.1, 1. setning).

"Uten ugrunnet opphold"

Når en irregulær endringsordre er mottatt, skal entreprenøren ”uten ugrunnet opphold” varsle dersom han mener pålegget representerer en endring som kvalifiserer til forlenget byggetid eller gir rett til tilleggsvederlag. Dersom slikt varsel ikke sendes – eller sendes for sent – ”taper” entreprenøren retten til å kreve forlenget byggetid eller dekning av merkostnader (NS 8405 pkt. 23.2, 1. ledd, 2. setning).

Deretter skal han ”uten ugrunnet opphold” meddele oppdragsgiver konsekvensen av endringspålegget når han har fått anledning til å beregne konsekvensen av endringspålegget. Dersom varsel er sendt i tide, men ikke konsekvensen i tid eller vederlag er imidlertid ikke hele tilleggskravet i form av forlenget byggetid eller dekning av merkostnader tapt. Da har entreprenøren bare krav på slik forlenget byggetid eller slikt tillegg i vederlag som oppdragsgiver ”---måtte forstå at han hadde krav på” (NS 8405 pkt. 24.6, 2. ledd og NS 8405 pkt. 25.4, 2. ledd).

Konsekvensen av oversittelse av disse varslingsregler begrenses imidlertid av plikten til å ”kontre” som fremgår av NS 8405 pkt. 8, 3.ledd.

Den sier at den oppdragsgiver som vil påberope seg at entreprenøren har sendt melding om tillegg i tid eller vederlag må fremsende sin protest ”uten ugrunnet opphold” fra den forsinkede melding ble mottatt. Har oppdragsgiveren ventet med å sende slik kontringsmelding, har oppdragsgiver også akseptert meldingen fra entreprenøren som fremsendt i tide.

Tilsvarende kan entreprenøren avvise en protest oppdragsgiver mot et fremsendt krav om tillegg med den begrunnelse at protesten mot tilleggskravet ikke er fremsendt ”uten ugrunnet opphold”. Har oppdragsgiver ventet med sin protest for lenge, er det entreprenøren som må ”kontre”. Har ikke entreprenøren i tide protestert mot innsigelsen raskt nok, kan protesten avvises som kommet for sent – prekludert.

Konsekvensen av å be om oppdragsgivers aksept

Systemet i NS 8405 er således klart og tydelig. Det setter strenge krav til varsling fra entreprenøren og til svar fra oppdragsgiver. Skal noen påberope seg at varselet eller innsigelsen er kommet for sent, må det gjøres med en gang.

Dette systemet – og kontraktens regler – settes til side dersom entreprenøren ber om oppdragsgivers aksept på hver endring som måtte oppstå i prosjektet. Det er ikke noe problem om oppdragsgiver uformelt sier at han aksepterer en endring.

Problemet oppstår når det har blitt fremsendt flere endringsmeldinger, disse har blitt akseptert av oppdragsgiver, utført og betalt. Så kommer det en melding om tillegg fra entreprenøren som oppdragsgiver ikke vil akseptere. Samme problemet oppstår dersom partene har avtalt bruk av et endringsskjema der oppdragsgivers aksept skal innhentes.

Når partene har fulgt denne rutinen med oppdragsgivers aksept oppstår først problemet om entreprenøren plikter å påstarte et arbeid som entreprenøren mener er et tillegg og som oppdragsgiver mener er inkludert i kontraktsforpliktelsen.

Hadde partene fulgt kontrakten var spørsmålet klart – etter NS 8405 pkt. 23.1 plikter entreprenøren å påstarte arbeidet umiddelbart også i de tilfellene partene er uenige om arbeidet berettiger til et tillegg eller ikke. Har partene derimot innarbeidet en praksis på at det skal innhentes samtykke er det hele mer uklart. Samme er om partene har avtalt bruk av et skjema som innebærer oppdragsgivers samtykke.

Når skal entreprenøren starte arbeidet?

Skal entreprenøren vente på et mulig samtykke – skal det purres – hvor mange ganger skal det purres på svar – skal arbeidet påstartes i påvente av svar.

Undertegnede vil derfor fraråde derfor fra entreprenøren å be om bekreftelse på et tillegg som følge av en ”Irregulær endringsordre”. Den skal kun varsles og igangsettes inntil den eventuelt blir stanset. Blir en endring stanset har entreprenøren rett på det som er utført frem til stansingsordre på tillegget ble gitt.

Har partene i allerede i kontrakten konkret avtalt at entreprenøren ikke skal iverksette tilleggsarbeider som ikke skriftlig er bestilt, må entreprenøren være tydelig på at han da aldri utfører tillegg før det skriftlig bestilling foreligger. Da skal entreprenøren om arbeidene fortsette arbeidene selv om de derved skal gjøres om igjen – eventuelt stanse i påvente av en avklaring – og melde tillegg i tid og dekning av meromkostninger i form av irrasjonell drift m.v. Det vil normalt lede til konflikter, forsinkelser, unødvendige meromkostninger m.v. Etter undertegnedes oppfatning er dette ikke hensiktsmessig verken for oppdragsgiver eller for entreprenør.

Hva er ”uten ugrunnet opphold”

Det er mange som har forsøkt å definere begrepet om hva som ligger i begrepet ”uten ugrunnet opphold” uten at det har gitt klare definisjoner.

Det som alle er enige om er at begrepet er relativt – det betyr at antall dager vil kunne variere etter den konkrete situasjon. I noen tilfeller vil det være nødvendig med at varsel eller svar i løpet av 3-5 dager – i andre tilfeller kortere eller lengre. Alt ut fra det konkrete prosjektets behov for en rasjonell gjennomføring.

Det vi kan si noe om er at varsling/svar skal være en prioritert oppgave i NS 8405. Det er ikke slik at entreprenøren kan varsle eller oppdragsgiver kan svare når han måtte finne tid til det mellom andre oppgaver.

For å komme noe nærmere problemstillingen vil jeg ta utgangspunkt i kontraktens formål – at oppdragsgiver til enhver tid skal kunne ha kontroll på tid og kostnader. Da er det ikke den enkelte prosjektleders kapasitet eller tilstedeværelse som er avgjørende, men organisasjonens ansvar for å varle eller svare.

Skulle jeg forsøke å definere noen utgangspunkter ville jeg anbefale oppdragsgiver å ta forbehold om å påberope seg at en for sen varsel om den kom 5 arbeidsdager etter at avviket kunne vært varslet. Tilsvarende at en entreprenør må kunne forlange et svar innen samme frist og i motsatt fall påberope seg aksept ved at innsigelse ikke er kommer før etter 5 arbeidsdager. Det er ingen god grunn for å vente mer en 5 arbeidsdager fra noen av partene. I alle normale tilfeller vil varsel eller svar inne 5 dager være tilstrekkelig.

Motsatt ytterpunkt – et varsel eller en innsigelse som ikke er inne 21 hverdager vil jeg mene i alle normale tilfeller å være for sent etter NS 8405.

Bruk av NS 8406 – Mindre arbeider

Arbeider etter NS 8406 har helt andre prinsipper for endringer og tillegg. Her er det ikke lagt tilsvarende vekt på entreprenørens plikt til å varsle om endringer og mulige tilleggskrav. Det vises her til NS 8406 pkt. 1 ”Virkeområde”.

Spissformulert kan dette uttrykkes slik at denne kontrakten er best egnet der hvor oppdragsgiver ikke har det samme behovet for kostnadskontroll i prosjektet. Det er ingen krav om at entreprenøren varsler avvik fra kontrakten som medfører et berettiget krav om tillegg i tid eller tillegg i vederlag. Entreprenøren gjør det han må gjøre for å gjennomføre prosjektet så lenge han fremmet sine krav om tillegg ”innen rimelig tid” (NS 8406 pkt. 19.3, 2.ledd).

Mener partene at NS 8405 har for strenge regler om varlinger er det denne kontrakten som bør benyttes. Selv omkontraktens tittel tilsier at dette gjelder mindre arbeider, er denne benyttet på mange kontrakter på flere hundre millioner korner.

Hva er "innen rimelig tid"?

Hva som er ”innen rimelig tid” er heller ikke lett å definere. Det vi vet er at Høyesterett i en sak hvor en forbruker hadde reklamert på en mangel etter 3-4 måneder hadde reklamert for sent og hadde tapt alle sine rettigheter til reklamasjonen.

Det er imidlertid ikke noen preklusjonsregel for å ha oversittet fristen på å varsle ”innen rimelig tid” slik som det er hvis man oversitter fristen ”uten ugrunnet opphold” i NS 8405NS 8406 pkt. 19.3 sier ikke noe om konsekvensen av at fristen oversittes. Konsekvensen av en oversittelse av fristen til å melde avvik eller komme med innsigelser er regulert i NS 8406 pkt. 3 som sier at kravet eller innsigelsen kan være tapt etter reglene om passivitet etter norsk rett. Det skal en del til for at et krav anses tapt ved passivitet.

Det er derfor nærliggende å oppsummere med at det ikke er lett å kreve et tillegg avvist selv om det først kommer i sluttoppgjøret etter NS 8406 med mindre det kan anføres spesielle grunner for at kravet eller innsigelsen kan anses bortfall ved passivitet.

Oppsummering

Mange velger NS 8405 eller NS 8406 uten helt å se konsekvensene av det ene eller det andre valget. Begge kontrakter har sine fordeler og ulemper.

Oslo 21. Januar 2013

Kontakt våre advokater

Vi svarer normalt samme eller neste virkedag.
Jeg bekrefter at jeg har lest og godkjent Codex sine personvernregler.
Våre ansatte Entrepriserett:
ANDRÉ STANDBERG Advokat og partner - Eiendom, entreprise og corporate Codex Advokat Oslo
HELGE A. TRYTI Advokat og partner - Entreprise og eiendom Codex Advokat Oslo
Mobil:
+47 90 73 89 36
E-post:
helge.a.tryti@codex.no
Pressebilde:
Last ned her
V-Card:
Last ned her
LINN HINKEL ØSTENSJØ Advokat - Eiendom og entreprise Codex Advokat Oslo
PETTER SVERSTAD ERIKSEN Advokat og assosiert partner - Eiendom, entreprise og corporate Codex Advokat Oslo
TORKJELL SOLBØ Advokat og partner - Entreprise, eiendom og corporate Codex Advokat Oslo
ERIK SNEKVIK Advokat og partner - Eiendom, entreprise og corporate Codex Advokat Oslo
Mobil:
+47 41 68 56 69
E-post:
erik.snekvik@codex.no
Pressebilde:
Last ned her
V-Card:
Last ned her
VIKTOR WIKSTRØM Advokatfullmektig – Offentlige anskaffelser og entrepriserett Codex Advokat Oslo
Mobil:
+47 45 21 34 17
E-post:
viktor.wik@codex.no
Pressebilde:
Last ned her
V-Card:
Last ned her
BENT S. KVERME Senioradvokat - Entreprise og eiendom Codex Advokat Oslo
AMNA MRZIC Advokatfullmektig – Eiendom og entreprise Codex Advokat Oslo
Mobil:
+47 97 67 90 31
E-post:
amna.mrzic@codex.no
Pressebilde:
Last ned her
V-Card:
Last ned her
KRISTIAN ELLSTRØM Advokat – Eiendom og entreprise Codex Advokat Oslo
LARS HENRIK WINDHAUG Advokat - Fast eiendom og entreprise Codex Advokat Oslo
MARTIN DALEN Advokatfullmektig - Eiendom og entreprise Codex Advokat Oslo
Mobil:
+47 92 21 47 22
E-post:
martin.dalen@codex.no
Pressebilde:
Last ned her
V-Card:
Last ned her
NINJA ROEDE Advokat og assosiert partner - Eiendom og entreprise Codex Advokat Oslo
Mobil:
+47 91 81 68 61
E-post:
ninja.roede@codex.no
Pressebilde:
Last ned her
V-Card:
Last ned her
SYNNE JACOBSEN ANDERSEN Advokatfullmektig - Eiendom og entreprise Codex Advokat Oslo
BJØRN ROBERT LOFTERØD Advokat - fast eiendom, entreprise og immaterialrett Codex Advokat Oslo
IRENE JARLAND Eiendomsmegler MNEF - Eiendom og entreprise Codex Advokat Oslo
Mobil:
+47 92 80 32 79
E-post:
irene.jarland@codex.no
Pressebilde:
Last ned her
V-Card:
Last ned her